Föreningens stadgar
Organisation och syfte
Föreningens juridiska namn är Arrangörsföreningen Hell Event.
Att genomföra arrangemang i huvudsak inom musikområdet i samarbete med Studiefrämjandet.
Föreningen är ideell samt partipolitiskt, ideologiskt och religiöst obunden.
Föreningen har sitt säte i Helsingborg.
Medlemskap
Medlemskap löper perioden januari-december.
Medlemskap beviljas av styrelsen eller årsmötet till den som aktivt söker medlemskap i föreningen och betalar den av årsmötet fastslagna medlemsavgiften.
Medlemskapet avslutas om:
Medlemmen ansöker om utträde,
Medlemmen har blivit utesluten ur föreningen,
Årsmötet
Årsmötet är föreningens högst beslutande organ och därefter styrelsen.
Årsmötet ska hållas årligen under perioden januari till april.
Styrelsen ska kalla medlemmarna till årsmötet minst tre (3) veckor innan årsmötet äger rum. Kallelsen ska innehålla tid, datum och plats för årsmötet.
Propositionerna ska göras tillgängliga för medlemmarna minst tre (3) veckor innan mötets öppnande.
Alla handlingar, det vill säga minst:
Propositioner,
Motioner och motionssvar,
Verksamhetsberättelse,
Bokslut,
ska finnas tillgängliga för medlemmarna minst en (1) vecka före årsmötet.
Alla medlemmar i föreningen har yttranderätt, förslagsrätt och rösträtt på årsmötet. En röst per medlem gäller. Revisorer och valberedning har närvaro- och yttranderätt samt förslagsrätt i frågor som rör deras uppdrag.
Åtminstone dessa punkter ska behandlas under årsmötet:
Mötets öppnande
Val av
Årsmötesordförande
Årsmötessekreterare
Justerare tillika rösträknare för årsmötet
Fråga om mötets stadgeenliga utlysande
Fastställande av röstlängd
Fastställande av dagordning
Presentation och godkännande av
Verksamhetsberättelse och verksamhetsplan
Bokslut
Revisionsberättelse
Fråga om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen
Behandling av propositioner och motioner
Fastställande av medlemsavgift
Val av
Ordförande
Kassör
Resterande Styrelse
Valberedning
Revisorer
Övriga frågor
Årsmötets avslutande
Verksamhetsåret kallas tiden mellan två årsmöten.
Redovisningsåret för ekonomin är 1 januari– 31 december.
Alla handlingar samt mötesprotokoll från årsmötet ska vara utskrivna, justerade och finnas tillgängliga för medlemmarna senast fyra (4) veckor efter årsmötets slut.
Ett extra årsmöte ska hållas om styrelsen, revisorerna eller en majoritet
(mer än hälften) av medlemmarna begär det.
För det extra årsmötet gäller motsvarande stadgar som för det ordinarie årsmötet, med enda skillnaden att det extra årsmötet kan hållas när som helst under året.
Styrelsen
Styrelsen är ansvarig för föreningens förvaltning och verksamhet mellan årsmötena.
Styrelsen väljs av årsmötet och består av en ordförande, en kassör och tre ledamöter.
Styrelsens uppgifter är att:
Se till att årsmötets beslut verkställs,
Se till att stadgarna följs,
Förbereda nästa års årsmöte och lägga fram verksamhetsberättelse och bokslut samt proposition på verksamhetsplan till årsmötet,
Sköta föreningens ekonomi,
Arkivera mötesprotokoll på ett sådant sätt att de är tillgängliga från dess upprättande till minst sju (7) år efter föreningens upplösning,
Arkivera bokföring och bokslut i minst sju (7) år.
Styrelsen sammanträder ifall ordförande, revisorer eller en majoritet av ledamöterna sammankallar. Styrelsen kan fatta beslut om minst hälften av styrelsemedlemmarna är närvarande.
Förutom styrelsens medlemmar har också revisorerna närvaro- och yttranderätt på styrelsemötena.
Styrelsen utser inom sig en vice ordförande och en vice kassör. Om ordföranden avgår tar vice ordförande över dennes post. Styrelsen väljer då inom sig en ny vice ordförande. Om kassören avgår tar vice kassör över dennes post. Styrelsen väljer då inom sig en ny vice kassör.
Valberedning
Valberedningen väljs av årsmötet och består av upp till två ledamöter.
Valberedningens uppgift är att lägga fram ett förslag till årsmötet inför valen av styrelse och revisorer.
Valberedningen har rätt att närvara vid all verksamhet föreningen anordnar.
Valberedningens ledamöter får inte ha styrelse- eller revisionsuppdrag inom föreningen.
Revision
Revisorerna består av upp till två ledamöter och väljs av årsmötet.
Revisorernas uppgift är att:
Granska huruvida styrelsen följer stadgan, samt granska styrelsens verksamhet, ekonomiska berättelse och hantering av föreningens räkenskaper,
Avlämna en revisionsberättelse senast en (1) vecka innan årsmötet,
Att i revisionsberättelsen ta upp hur de anser att styrelsen skött sina uppgifter samt lägga förslag på huruvida den avgående styrelsen ska ges ansvarsfrihet.
Revisorerna har rätt att ta del i alla aktiviteter föreningen anordnar samt vid styrelsemötena.
Revisorerna får inte ha styrelse- eller valberedningsuppdrag inom föreningen.
Omröstning
Om inget annat anges i stadgarna gäller enkel majoritet vid omröstning. Alltså krävs mer än hälften av rösterna för att ett förslag ska vinna. Väljer någon att inte rösta, det vill säga lägga ner sin röst, så räknas inte den rösten.
Omröstning sker i första hand per acklamation (ja-rop). I andra hand per votering (handuppräckning) Rösträkning sker på begäran.
Vid lika röstetal vinner den mening som organets ordförande eller dennes ersättare förespråkar. Ifall denne avstår från att ta det beslutet, eller inte finns på plats, avgörs omröstningen genom lottning. Detta gäller dock inte vid personval.
Vid personval gäller att:
Varje person som ska väljas måste få egen majoritet, alltså mer än hälften av rösterna.
Om inte tillräckligt många personer får egen majoritet ska resterande platser tillsättas med en andra valomgång där egen majoritet inte är nödvändig.
Om flera personer får lika många röster på ett sätt som kan påverka resultatet av omröstningen ska en skiljeomröstning mellan dessa ske.
Vid lika röstetal i skiljeomröstningen ska lottning tillämpas.
Det är endast tillåtet att rösta för egen räkning. Det är ej tillåtet att rösta med fullmakt.
Valbarhet
Alla föreningens medlemmar är valbara till samtliga uppdrag inom föreningen.
Till ledamöter av valberedningen och revision är, förutom föreningens medlemmar, även personer som inte är medlemmar i föreningen valbara.
Om inte annat skrivs i stadgarna kan en person endast inneha ett förtroendeuppdrag inom föreningen under samma verksamhetsår.
Firmateckning
Styrelsen ska inom sig utse två personer till att teckna föreningens firma, enskilt eller gemensamt.
Uteslutning
Styrelsen eller årsmötet kan utesluta en medlem i föreningen ifall denne motverkat föreningens syfte som det kommer till uttryck i stadgan eller på annat sätt allvarligt skadat föreningen.
Tolkning av stadgan
Vid oenigheter om stadgarnas tolkning gäller styrelsens tolkning. Styrelsen måste dock höra revisorernas åsikt innan den fattar sitt beslut.
Beslutet om tolkning gäller fram tills nästkommande årsmöte, där frågan ska avgöras.
Ändring av stadgan
För att ändra i stadgan krävs två tredjedelars majoritet av årsmötet.
Upplösning
För att föreningen ska kunna upplösas måste det föreslås skriftligen i en proposition eller motion till ett årsmöte.
Om ett årsmöte beslutar att upplösa föreningen ska samma årsmöte besluta vad som händer med föreningens resurser.
Beslut om upplösning måste tas med minst två tredjedelars majoritet, på två på varandra följande årsmöten.
